<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:#073763">Thank you to everyone who answered my survey about financial services.  Several people asked me to share the responses, so here they are:</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:#073763"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:#073763"><p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">We are a city library but autonomous from the city. We are
not a dept of the city — have our own budget. The city collects our millage
& dispersed it to us.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Our budget is $405k</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">10 employees — only 2 FT</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt 0.5in;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Bookkeeper/Accountant
— 14K a yr. (She is a contract employee, comes in every other week to do
payroll/bills — approx 5-6 hrs)</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Payroll fees — Quickbooks is what I think she uses for
payroll — $800 a year</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Auditor — 7k</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">I handle all HR.</p>

<div style="border-top:none;border-right:none;border-left:none;border-bottom:1.5pt solid windowtext;padding:0in 0in 1pt">

<p class="MsoNormal" style="border:none;padding:0in;margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Hope that helps & good luck.
Bad city administrators can really mess up a library.</p>

</div>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">We're a class 4.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">1.  How much do you
budget for accounting services? <br>
0. (I do the expenses myself as Director, with my Children's Librarian
inputting the income)</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">2.  How much do you
budget for bookkeeping services? <br>
0. (I do the expenses myself as Director, with my Children's Librarian
inputting the income)</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">3.  How much do you
budget for your annual audit? <br>
$4,000.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">4.  What is your total
operating budget? <br>
$402,500.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">5.  How much do you
budget for payroll services? <br>
$1,800.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">6.  How many employees
do you have? <br>
4 full time (including me), 3 part time and 2 subs.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">7.  Do you have
employees who perform any of the above services for the library?  <br>
Yes. See above answer.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Hope this helps!</p>

<div style="border-top:1.5pt solid windowtext;border-left:none;border-bottom:1.5pt solid windowtext;border-right:none;padding:1pt 0in">

<p class="MsoNormal" style="border:none;padding:0in;margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><span style="color:black;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">I am sending you
our P&L because I am super short staffed today, but we fall into what you
are asking about.  I have a bookkeeper that is supposed to work about 5
hours a week for $30 an hour.  I believe that ADP is listed as a line
item.  We've had Paylocity calling us, but they have been super pushy and
very weird with their offerings (they had me speaking to the wrong person for a
long time and overestimating the charges).</span><span style="background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial"></span></p>

</div>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">1. We contract for accounting services for about
$23,000/year.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">2. Bookkeeping is also contracted out, and included in the
above mentioned cost.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">3. Our annual audit costs about $4,500 each year.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">4. This year it is $699,000.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">5. Again payroll services are bundled with bookkeeping and
accounting.</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">6. 18 employees between two locations.</p>

<div style="border-top:none;border-right:none;border-left:none;border-bottom:1.5pt solid windowtext;padding:0in 0in 1pt">

<p class="MsoNormal" style="border:none;padding:0in;margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">7. No. We have a business manager
who codes all incoming invoices and prepares payroll for the accountant, and
does bank transfers. But the actual accounting, payroll, and bookkeeping is
done contractually.</p>

</div>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">If you are a Class 4 or 5 city library, and your city does
not provide financial services for the library, I would like to know:</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">1.  How much do you
budget for accounting services? <br>
<span style="font-family:Georgia,serif;color:red">Accounting and bookkkeping
are done by the same contractor -- total budgeted for 2021 $10,630</span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">2.  How much do you
budget for bookkeeping services?</p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">3.  How much do you
budget for your annual audit? <br>
<span style="font-family:Georgia,serif;color:red">$10,000 FY'20 expenses was
$8,200)</span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">4.  What is your total
operating budget?<span style="font-family:Georgia,serif;color:red"> <br>
$2,027,683</span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">5.  How much do you
budget for payroll services? <br>
<span style="font-family:Georgia,serif;color:red">$3,100</span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">6.  How many employees
do you have? <br>
<span style="font-family:Georgia,serif;color:red">28</span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">7.  Do you have employees
who perform any of the above services for the library?  <br>
<span style="font-family:Georgia,serif;color:red">No</span></p>

<div style="border-top:1.5pt solid windowtext;border-left:none;border-bottom:1.5pt solid windowtext;border-right:none;padding:1pt 0in">

<p class="MsoNormal" style="border:none;padding:0in;margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><span style="font-family:Georgia,serif"> </span>We
are a class 4 district library.  We have
an employee who does all of our bookkeeping and check writing from home.  Last year we paid $6,000.00 for that service.  They use QuickBooks for all of our financials
including payroll.  We pay about $900.00
for the payroll fees through QB.  We have
a 3 year contract for auditing and are paying $3,400.00 for the annual audit.  Annual budget $764,000.00.  We have 19 employees, 5 full-time, 11 part-time
(this includes the bookkeeper who doesn't work in the building), and 3 subs (on
call)<span style="font-family:Georgia,serif">.</span></p>

</div>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 8pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"> </p></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="text-align:center"></div><div><div style="text-align:center"><span style="font-size:12.8px"></span></div><div style="text-align:center"><div><span style="font-size:12.8px"><img src="https://docs.google.com/uc?export=download&id=17yw0ELKdSfTJek3K-0VqxYjHw8ueXjSM&revid=0B--7M4QoOzXvMWh3YzJoa29RYWZYZWVxTFpuaHd5eEk5eVBzPQ" width="96" height="96"><br></span></div><div><span style="font-size:12.8px">James B Lenze (he, him, his)</span></div><div><span style="font-size:12.8px">Library Director</span></div><div>Garden City Public Library</div><div>31735 Maplewood St</div><div>Garden City, MI 48135</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Mon, Jan 25, 2021 at 12:24 PM James B Lenze <<a href="mailto:lenze@gardencitylib.org">lenze@gardencitylib.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">If you are a Class 4 or 5 city library, and your city does not provide financial services for the library, I would like to know:</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">1.  How much do you budget for accounting services?</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">2.  How much do you budget for bookkeeping services?</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">3.  How much do you budget for your annual audit?</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">4.  What is your total operating budget?</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">5.  How much do you budget for payroll services?</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">6.  How many employees do you have?</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">7.  Do you have employees who perform any of the above services for the library?  </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">Thanks in advance,</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">    James</div><br clear="all"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="text-align:center"></div><div><div style="text-align:center"><span style="font-size:12.8px"></span></div><div style="text-align:center"><div><span style="font-size:12.8px"><img src="https://docs.google.com/uc?export=download&id=17yw0ELKdSfTJek3K-0VqxYjHw8ueXjSM&revid=0B--7M4QoOzXvMWh3YzJoa29RYWZYZWVxTFpuaHd5eEk5eVBzPQ" width="96" height="96"><br></span></div><div><span style="font-size:12.8px">James B Lenze (he, him, his)</span></div><div><span style="font-size:12.8px">Library Director</span></div><div>Garden City Public Library</div><div>31735 Maplewood St</div><div>Garden City, MI 48135</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</blockquote></div>