<div dir="ltr"><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Calibri,sans-serif;font-size:14.6667px;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">Hi Eric--</span></div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Calibri,sans-serif;font-size:14.6667px;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline"><br></span></div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Calibri,sans-serif;font-size:14.6667px;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">This went around several years ago, and this was attorney Dick Butler's advice:   "</span><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Calibri,sans-serif;font-size:14.6667px">Do you use POs?  if not, then I think you can deny on grounds that the requested record does not exist.  If you do have some POs but are not kept in the requested electronic format, then I still think you can deny on grounds that the requested record does not exist. "   There was a denial form in our FOIA policy that he advised us to  use.  We did, and the company left us alone.</span></div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Calibri,sans-serif;font-size:14.6667px"><br></span></div><div><font color="#000000" face="Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.6667px">melissa</span></font></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Tue, Jul 17, 2018 at 1:13 PM, ehansen--- via Michlib-l <span dir="ltr"><<a href="mailto:michlib-l@mcls.org" target="_blank">michlib-l@mcls.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div><span style="font-family:Verdana;color:#000;font-size:10pt"><div>Hello all,</div><div>Have any of you received these FOIA requests from SmartProcure? I'm going to contact my lawyer, but I'm curious how other libraries are responding to this.</div><div><br></div><div>Thank you.</div><div><br></div><div><span style="font-family:"courier new",courier"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><span style="font-size:12pt"><span style="font-family:"courier new",courier"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><strong>Eric Hansen</strong><br>Director<br>Vicksburg District Library </span></span></span></span></span></div><div><span style="font-family:"courier new",courier"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><span style="font-size:12pt"><span style="font-family:"courier new",courier"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><a href="mailto:EHansen@VicksburgLibrary.org" target="_blank">EHansen@VicksburgLibrary.org</a></span></span></span></span></span></div><div><span style="font-family:"courier new",courier"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><span style="font-size:12pt"><span style="font-family:"courier new",courier"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">269-649-1648</span></span></span></span></span></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div>
<blockquote id="m_5687970091647567594replyBlockquote" style="border-left:2px solid blue;margin-left:8px;padding-left:8px;font-size:10pt;color:black;font-family:verdana">
<div id="m_5687970091647567594wmQuoteWrapper">
-------- Original Message --------<br>
Subject: SmartProcure FOIA Request - Vicksburg District Library<br>
From: <a href="mailto:xgrant@smartprocure.com" target="_blank">xgrant@smartprocure.com</a><br>
Date: Mon, July 16, 2018 4:58 pm<br>
To: <a href="mailto:ehansen@vicksburglibrary.org" target="_blank">ehansen@vicksburglibrary.org</a><br>
<br>
<div>Dear Eric or Custodian of Public Records,<br><br>SmartProcure is submitting a FOIA request to the Vicksburg District Library for any and all purchasing records from 2013-01-01 (yyyy-mm-dd) to current. The request is limited to readily available records without physically copying, scanning or printing paper documents<strong>.</strong> Any editable electronic document is acceptable.</div><div>The specific information requested from your record keeping system is:</div>1. Purchase order number. If purchase orders are not used a comparable substitute is acceptable, i.e., invoice, encumbrance, or check number<br>2. Purchase date<br>3. Line item details (Detailed description of the purchase)<br>4. Line item quantity<br>5. Line item price<br>6. Vendor ID number, name, address, contact person and their email address<br><br><div>If you would like to let me know what type of financial software you use, I may have report samples that help to determine how, or if, you are able to respond.<br><br>Please email the information or use the following web link. There is no file size limitation:<br><a href="http://upload.smartprocure.com/?st=MI&org=VicksburgDistrictLibrary" target="_blank">http://upload.smartprocure.<wbr>com/?st=MI&org=<wbr>VicksburgDistrictLibrary</a><br><br>If this request was misrouted, please forward to the correct contact person and reply to this communication with the appropriate contact information.<br><br>If you have any questions, please feel free to respond to this email or I can be reached at the phone number below in my signature.<br><br>Regards,</div><br><strong>Xavier Grant</strong><br>Data Acquisition Specialist<br><img src="https://closeio-filepicker.s3.amazonaws.com/vsuLe_e7T5k%3D-1518190644885-1518190644884.jpg" height="16" width="96"><br>Direct: <a rel="noopener noreferrer"><strong>954-420-9900 ext:605</strong></a><br><a href="mailto:xgrant@smartprocure.us" target="_blank"></a>Email: <a rel="noopener noreferrer">xgrant@smartprocure.com</a> <br><br><img src="https://app.close.io/email_opened/eyJlbWFpbF9pZCI6ICJhY3RpX1RwcGxZbkRObWlkNkt1UXFPbDVVbnExaU9UTFUyZ0oxUldINTFCZTFZaHAiLCAiZW1haWxfYWRkcmVzcyI6ICJlaGFuc2VuQHZpY2tzYnVyZ2xpYnJhcnkub3JnIn0%3D/tracking.png" alt="" width="1" height="1">
</div>
</blockquote></span></div>

<br>______________________________<wbr>_________________<br>
Michlib-l mailing list<br>
<a href="mailto:Michlib-l@mcls.org">Michlib-l@mcls.org</a><br>
<a href="http://mail2.mcls.org/mailman/listinfo/michlib-l" rel="noreferrer" target="_blank">http://mail2.mcls.org/mailman/<wbr>listinfo/michlib-l</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:tahoma,"new york",times,serif;font-size:13.3333px;background-color:rgb(253,253,253)">Melissa A. Malcolm <br>Library Director <br>Lapeer District Library <br>201 Village West Dr S <br>Lapeer, MI 48446 <br><span style="color:rgb(51,102,153)"><span><a href="mailto:melissa@lib.lapeer.org" style="color:rgb(51,102,153)" target="_blank">melissa@lib.lapeer.org</a></span></span></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:tahoma,"new york",times,serif;font-size:13.3333px;background-color:rgb(253,253,253)"><span style="color:rgb(51,102,153)"><span><a href="http://www.library.lapeer.org/" style="color:rgb(51,102,153)" target="_blank">www.library.lapeer.org</a></span></span><br><span style="color:rgb(51,102,153)"><a href="callto:810.664.9521" style="color:rgb(51,102,153)" target="_blank">810.664.9521</a></span> ext. 3113 <br>"If liberty and justice mean anything, then access means everything." -- Charles Ogletree</div></div></div>
</div>